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農家は紙が多すぎる!重要書類や資料は時間軸で整理しよう!

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どうも。

フルプロ農園の存在しない部署の部長をしています。
沼澤です。

車の中から失礼します。

2月も後半に入り、どこの会社も決算報告や
書類整理に追われている季節ですね。

皆さんはこんな経験はありませんか?
「あの書類どこにあったっけ?」
領収書はどこで管理してるんだ!?」
「明日提出の資料に必要な情報はどこにしまったっけ…」

ほとんどの中小企業、並びに農家ではこのような悩みを抱えていらっしゃるのではと思います。

例に漏れずフルプロ農園でも「書類が整理整頓できてない」問題がありましたので、今回はその整理整頓をしてみたいと思います。

過去、現在、未来に分けよう!

結論から言いますが、過去、現在、未来の3つに分けます。

最終的にはこの図のようになります。

過去の棚もう使わないけど残して置かなければならない資料を入れます。

現在の棚直近で使うことが多い資料を入れます。

未来の棚直近で使わないけど将来的に使う資料を入れます。

流れとしては、新しく資料が来たらとりあえず現在に入れます。
現在から、その資料を使う日を思い浮かべ、使わないけど残して置かなければならない場合は、過去の棚の西暦年毎のファイル立ての、領収書や請求書などの分類毎のファイルに入れます。

また今週末や来月、半年後など、近い将来使わなければならない場合は、未来の棚の年月毎のファイル立ての、分類毎のファイルに入れます。

もちろん現在の棚に入れる前に過去未来が判断できるのであればそこに直接振り分けても問題ありません。

ね?簡単でしょう?

なんで時間軸で分けるの?

書類の多さに絶望するパートさんの写真を撮りましたのでお収めください。

書類が必要な時はどんな時でしょうか?
今すぐ明日来週この後

いらないけど残して置かなければいけない書類もある。
必要だけど今はいらない、でも置いておくと無くしそう。

つまり時間に関係がある時に使います。

また決算期に出す資料は今年度という、これまた時間が関係してきます。

なので時間でお分けすることを推奨致します。

書類整理で効率アップ!

書類整理において一番の目的は、

探す時間を短縮する

ということです。

一つの書類を探すのに10分20分かける時間で一体どれだけのりんごの木の剪定ができることか…!

書類整理をする時間がめんどくさい

いいえ、これは将来の時間を作るための必要投資なのです。

ところで時間といえば…

 

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それではまた。

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